Tapahtuman järjestäminen

Tapahtumaa järjestettäessä on tärkeää varata riittävästi aikaa järjestelyille. Ensimmäisenä tietysti on idea, mitä järjestetään ja milloin. Kun päivämäärä on lyöty lukkoon, täytyy varata tila, missä tapahtuma järjestetään. Myös budjettia on hyvä miettiä alkuvaiheessa, sillä se määrittää periaatteessa tapahtuman luonteen.

Tapahtumaa ei voi järjestää yksin, vaan kaikista tärkeintä on kasata hyvä ja luotettava tiimi ympärilleen. Kun tiimi on kasattu, jaetaan työtehtävät tiimin jäsenten kesken. Kun taakka on jaettu, ihmiset jaksavat paremmin omien tehtäviensä parissa. Tiimin voi jakaa myös erilaisiin ryhmiin, joista kukin harjoittaa tiettyjä asioita. Ryhmiä voivat olla siivousryhmä, ruokaryhmä, lipunmyyjät ja esimerkiksi mahdollisten fanituotteiden myyjät. Toki näiden lisäksi on myös tapahtuman hallinnollinen puoli, josta jonkun täytyy vastata. Hallinnollisella puolella tarkoitetaan esimerkiksi paperitöitä ja raha-asioita.

Tapahtuman rahoittaminen, markkinointi ja sopimusten tekeminen

Budjettia mietittäessä lasketaan tilan vuokraamisesta koituvat kulut sekä muut kiinteät kustannukset. Sen lisäksi budjettiin kuuluvat myös tulot, joten lippujen hinta on hyvä pyrkiä miettimään sellaiseksi, että se houkuttelee ihmisiä tapahtumaan. Liian korkea hinta karkottaa osallistujia, mutta liian halpa hinta taas ei ole hyväksi tapahtumajärjestäjälle.

Kun budjetti on käyty läpi, on aika siirtyä solmimaan sopimuksia. Ensiksi sopimus solmitaan vuokratilan edustajan kanssa. Sopimuksesta tulee ilmetä aika, jolloin tila on vuokrattu. Siitä tulee myös selvitä se, tuleeko tila olla siivottu ennen avainten palauttamista. Sen lisäksi sopimukseen on merkitty vuokran hinta sekä mahdollinen sakko, jos vuokratilalle sattuu joku vahinko. Kun kaikki on merkitty selvästi sopimukseen, ei kummallekaan osapuolelle jää mitään tulkinnan varaa.

Tapahtuman järjestäminen vaatii muitakin sopimuksia. Järjestyksenvalvojat ovat pakollisia, joten sellaisia on hommattava sopiva määrä. Järjestyksenvalvojien määrä riippuu siitä, kuinka paljon osallistujia tapahtumaan tulee. Jos tapahtumaan hankintaan anniskelulupa, tulee sitäkin varten hankkia lupa ja anniskelupassin omaavia baarimikkoja alkoholia myymään. Live-musiikin kohdalla on myös syytä ottaa yhteyttä Teostoon. Teostolle on ilmoitettava, ketä tapahtumaan on tulossa esiintymään. Jos tapahtumaan on tulossa valokuvaajia, on esiintyjiltä kysyttävä etukäteen kuvankäyttölupa.

Tapahtuman mainostaminen on tärkeä tekijä tapahtuman menestymisen kannalta. Mainostaminen tulee aloittaa hyvissä ajoin ja sitä voi halutessaan kohdentaa tietynlaiselle yleisölle. Mainostamisessa voi hyödyntää sosiaalista mediaa, joka tavoittaa tänä päivänä paljon yleisöä lyhyessä ajassa.